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結帳與財務

交易作廢與刪除

作廢後自動還原庫存、儲值與獎金;會被擋下的原因

在後台哪裡
  • 店務 > 銷售結帳 > 交易詳情 > 刪除交易
開始前,先確認這些已完成

功能說明

結錯帳(金額錯、會員選錯、顧客取消、重複結帳)時,可以刪除整筆交易。刪除後紀錄仍然保留在系統裡(可供日後查核),而且系統會一次把所有連動的東西都還原回去:

  • 預約回到未結帳狀態(現場單自動補建的預約則一併移除)
  • 儲值金退回(家人共用的儲值退回原持有人;臨時會員也會退;本金和贈點照原本的比例精準退回)
  • 計次券已核銷的次數退回;這筆交易賣出的套票整組收回
  • 優惠券恢復成未使用
  • 這筆交易產生的獎金紀錄刪除
  • 實體商品庫存補回來(分店和全店都會)
  • 已收的 LINE Pay 由系統自動退款(退款失敗的話,整筆刪除會中止)
  • 定金退款狀態依情況調整

刪除後,這筆的交易單號不會被下一筆重複使用;同一張預約在原交易作廢後,可以合法地重新結帳(重複結帳的防呆只認還存在的交易)。

這頁能做什麼(功能總覽)

交易詳情最下面的「刪除交易」,按下去只是開確認視窗,還沒真的刪交易詳情最下面的「刪除交易」,按下去只是開確認視窗,還沒真的刪
交易詳情最下面的「刪除交易」,按下去只是開確認視窗,還沒真的刪
詳細介紹
  1. 刪除交易結錯帳整筆作廢,紀錄保留可查交易詳情最下面那顆紅色按鈕
  2. 只能刪已完成的單還沒結帳的草稿走「取消結帳單」,不走刪除。
  3. 按下去先開確認視窗看過預覽、選了原因,再按「確定刪除」才真的刪。

操作步驟

1找到那筆交易

  • 到 銷售結帳,把上方日期範圍拉到那一天,點清單裡的單號開出交易詳情。
  • 勾「顯示已刪除交易」可以把刪掉的單一起叫出來核對,刪掉的那幾筆會用紅色標示。
交易紀錄勾「顯示已刪除交易」,刪掉的單會一起列出來交易紀錄勾「顯示已刪除交易」,刪掉的單會一起列出來
交易紀錄勾「顯示已刪除交易」,刪掉的單會一起列出來

2看過確認視窗再刪

  • 詳情最下面按「刪除交易」,會跳出「刪除交易 #單號」的確認視窗。

  • 紅色「無法刪除」是阻擋原因(例如那個月的獎金月結已確認),有阻擋時按鈕會反灰不能按。

  • 黃色是提醒(例如這筆已收 LINE Pay,刪除時系統會自動向 LINE Pay 退款)。

  • 藍色「將執行的還原動作」列出會還原什麼預約還原幾筆、退回多少儲值金、退回幾張計次券、優惠券還原、撤銷儲值加值、撤銷套票銷售、刪除幾筆分潤紀錄等。

  • 這筆有賣計次券時,下面會多一個勾選「讓顧客看到這次撤銷」(預設勾)。勾著的話,顧客的計次券紀錄會顯示「店家撤銷」;不勾的話,顧客那邊看不到這張券,就像沒賣過。不管勾不勾,後台都留著購買和撤銷的紀錄,也記下是誰操作的。

3選原因、確定刪除

  • 刪除原因必選「金額 / 項目錯誤」「會員選錯」「顧客取消消費」「重複結帳」「其他(請填寫說明)」。
  • 按「確定刪除」。需要修正金額的話,刪除後重新結帳即可。

前置條件與依賴

  • 只有「已完成」的交易能刪;還沒結帳的單子用「取消結帳單」。
  • 月結鎖:交易所屬月份的獎金月結已經按過「確認月結單」的話,會擋住刪除,要先到月結單按「重新編輯」退回草稿;記帳月結已封存的月份也有限制(刪除會改動已凍結的歷史數字,之後需要重新結算)。
  • 刪除交易會連動報表、獎金、月結、記帳的數字,相關頁面重新整理就會反映。

常見問題與排查

刪之前先看
Q1:刪除被擋,原因對照
畫面上的阻擋原因 意義
交易已被刪除過 這筆已經刪過了
只能刪除已完成交易 還沒結帳的單子請用「取消結帳單」
該月獎金月結已確認 先到「月結管理」把那張月結單「重新編輯」退回草稿再刪
儲值餘額不足以扣回 這筆交易加值的儲值金已經被顧客花掉了,收不回來
賣出的計次券已被使用 這筆賣出的券已經有人用過,沒辦法整組收回
LINE Pay 退款失敗 退款沒成功,整筆刪除中止(避免帳還原了、錢卻沒退)
Q2:想「改」交易而不是刪掉重來

交易詳情有「編輯」功能:可以改備註、對帳欄位等少數欄位,每次修改都會留下紀錄(時間、操作人、改了什麼)。但只要是金額、品項、折抵有錯,還是建議整筆刪掉重新結帳,帳才乾淨。

Q3:懷疑重複結帳(同一預約兩筆交易、獎金翻倍)

到交易紀錄查那張預約,如果真的有兩筆完成的交易,把後來多結的那筆刪掉(保留第一筆),獎金會一起清掉。不要手動改數字。

退款與儲值
Q4:刪除後錢有沒有真的退回顧客?

儲值金部分會馬上退回顧客帳上並留下紀錄;現金/刷卡/轉帳是店外的金流,系統只還原帳務數字,實際退錢要商家自己處理;LINE Pay 由系統自動退款。

刪除後的錢誰退
系統自動處理
✓
儲值金馬上退回顧客帳上
本金和贈點照原比例、留下紀錄
✓
LINE Pay 自動退款
退款失敗整筆刪除中止
商家自己退
·
現金、刷卡、轉帳
店外的金流,系統只還原帳務數字
Q5:刪除含「儲值商品+綁預約」的交易,儲值有沒有收回?

會收回。系統會依結帳時間找出那次加值的紀錄一併撤銷(早期曾有漏收回的問題,已修好)。

Q6:臨時會員用儲值消費的交易被刪,餘額沒退回?

現在的版本會退回。如果是很久以前的舊資料被短扣,請聯絡客服補回。

刪完沒更新
Q7:報表/獎金/記帳什麼時候反映刪除?

後台數字是即時的;畫面上如果還看到舊數字,切換頁面或重新整理就會更新。獎金月結草稿重新打開會重算;已確認的月結要先「重新編輯」退回草稿。

Q8:刪了交易但獎金紀錄還在(幽靈預估獎金)

正常刪除會把那筆交易的獎金一起清掉。如果看到交易已經不在、獎金卻還掛著,屬於需要清理的殘留資料,請聯絡客服處理。

Q9:刪除交易後庫存數字沒變?

只有實體商品會回補庫存;服務、儲值、套票本來就不涉及庫存。先確認那筆交易裡有沒有實體商品。

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這份手冊是寫給商家的操作說明,想先知道 Folio 能幫你的店做什麼,看功能介紹比較快。

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