預約狀態與時段釋放
7 種狀態、刪除後的注意事項、時段何時放出來
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功能說明
每筆預約都有一個狀態,畫面上會顯示這些字:
| 狀態(畫面顯示) | 意義 | 是否佔用時段 |
|---|---|---|
| 待確認 | 等你審核(審核制才有) | 佔用 |
| 待付款 | 顧客還沒付定金 | 佔用 |
| 已排程 | 預約成立 | 佔用 |
| 已完成 | 已經結帳 | 佔用(時間已過去) |
| 已取消 | 你或顧客取消了 | 一般取消會釋放;只有在審核制取消待確認的單時,才選得到「保留時段(不釋放)」 |
| 已取消(未付定金) | 顧客沒在期限內付定金,系統自動取消 | 釋放 |
| 放鳥 | 顧客沒來 | 釋放(跟一般取消一樣把時段空出來) |
- 建立時即時預約模式 → 直接「已排程」;審核制 → 「待確認」(帶審核截止時間);服務有設定金 → 「待付款」(帶付款期限)。
- 「待確認」→ 你按「通過預約」變「已排程」;按「拒絕申請」或逾時被系統自動取消 → 「已取消」。
- 「待付款」→ 顧客付款成功 → 依模式進「待確認」或「已排程」;逾期沒付 → 系統自動取消。
- 「已排程」→ 結帳後變「已完成」;你或顧客取消 → 「已取消」;你按「標記放鳥」→ 「放鳥」。
- 「已完成」「已取消」「放鳥」的預約不能再編輯;已結帳的單要反悔,先「刪除交易」把它恢復成未結帳。
取消「待確認」的單(審核制的拒絕申請、一鍵拒絕、詳情裡的取消預約)時,你要選一種:
- 「釋放時段」那格時段開放,其他顧客可以再訂。
- 「保留時段(不釋放)」狀態變已取消,但時段還是被封鎖住、別人訂不進來日曆上的「屏蔽時段/記事」背後就是這個做法
已經成立(已排程)的單就沒有這個選擇了:取消視窗只問你要「保留並標記為已取消」還是「直接刪除資料」,時段一律會放出來。想把那格鎖起來不給訂,改到日曆上補一筆屏蔽時段。
取消原因會一起記錄下來,之後在預約詳情看得到。
刪除預約後,日曆上就看不到那筆了,時段也會空出來;不過紀錄其實還保留在系統裡,需要時可以請客服協助復原。
- 會把時段空出來已取消(選釋放時段)、已取消(未付定金)、放鳥、已刪除的預約、舊系統匯入的歷史資料。
- 仍然佔住時段待確認、待付款、已排程、已完成、已取消但選了「保留時段(不釋放)」的單。
付款狀態跟預約狀態是兩條線、要分開看:「未付款」(預設)→「部分付款」(定金付了、尾款還沒)→「已付清」;退過款會顯示「已退款」。定金付了不代表預約一定成立(審核制下還要等你通過)。
| 狀態 | 預約詳情可做的事 |
|---|---|
| 待確認 / 待付款 | 「確認預約」、「取消預約」、修改預約 |
| 已排程 | 「進行結帳」、「取消預約」、「標記放鳥」、「延遲」(整筆往前後平移,當天與未來的單才有)、「延長/提前」、修改預約 |
| 已完成 | 「刪除交易 (恢復未結帳)」、「編輯服務人員」、點單號看交易;不能修改 |
| 已取消 / 放鳥 | 只能看(取消單會顯示原因);不能延遲、不能修改。取消時選了保留時段的,多一顆「重新開放此時段」 |
操作步驟
1在日曆點開那筆預約
- 到 預約日曆 點預約卡片,畫面中間會跳出預約詳情。
- 詳情最上面有狀態標籤,最下面那排按鈕會依狀態長不一樣。
- 「待確認」的單在這裡只有「取消預約」和「確認預約」兩顆;要批次處理請走「審核預約」分頁。
2已排程的單要做什麼,就按下面那排
- 「標記放鳥」顧客沒來,時段會空出來,可以選要不要通知顧客。
- 「取消預約」跳出視窗,選要留紀錄還是整筆刪掉,時段都會放出來。
- 「延遲」顧客遲到或提早,整筆往前後平移,只有當天與未來的預約才有這顆。
- 「延長/提前」只調結束時間。客人早收工就提前結束,把尾段空出來給下一位;做超時就延長,後面那段一起佔住。
- 「進行結帳」開快速結帳,結完這筆就變「已完成」。
3取消:要留紀錄還是整筆刪掉
- 「保留並標記為已取消」(預設)預約留在系統裡、狀態變已取消,時段放出來。可以填「取消原因」,之後在預約詳情看得到。
- 「直接刪除資料」連紀錄都不留,時段一樣放出來。
- 要讓顧客知道就勾「同時以 LINE 通知顧客」。
- 「待確認」的單取消時,視窗長得不一樣:那裡才會問你要「釋放時段」還是「保留時段(不釋放)」,見審核制預約篇。
4已結帳想反悔,先刪除交易
前置條件與依賴
- 取消、標記放鳥、結帳都需要對應的員工權限。
- 有已付定金的取消會先走退款流程,退款失敗會中止取消(見 booking.deposit)。
常見問題與排查
Q1:取消了預約,時段還是訂不進去
最常見的原因:那筆是在「待確認」時被取消、而且選到了「保留時段(不釋放)」,所以時段還是被封鎖著。到預約日曆點開那筆已取消的預約,詳情會寫「此時段目前已封鎖」,按「重新開放此時段」就放出來了。
Q2:顧客放鳥後那格還想留著不給訂
「放鳥」一律會把時段空出來。想保留那格不給訂,改用「取消預約」並選「保留時段(不釋放)」,或事後在日曆上補一筆屏蔽記事。
Q3:某筆預約從日曆消失但顧客說沒取消
最常見的原因:那筆預約被店裡的人刪掉了(刪除後日曆不顯示,但紀錄還在系統裡)。先問問店內同事有沒有人動過;確認是誤刪的話,聯繫客服可以協助復原。
Q4:已結帳的預約想改內容
已完成的預約系統會擋著不給編輯(避免結完帳內容被改掉、金額對不起來)。正確流程:先在預約詳情按「刪除交易」把它恢復成未結帳 → 編輯 → 重新結帳。
Q5:統計/查詢數字怪怪的,取消單好像被算進去
統計時有三種單容易被誤算:已刪除的預約、已取消/未付定金自動取消/放鳥的單,還有「屏蔽時段」(它長得像取消單但不是真預約)。如果報表數字對不起來,先想想是不是其中一種被算進去了,必要時聯繫客服協助核對。





