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預約系統

預約狀態與時段釋放

7 種狀態、刪除後的注意事項、時段何時放出來

在後台哪裡
  • 預約 > 預約日曆 > 預約詳情

功能說明

每筆預約都有一個狀態,畫面上會顯示這些字:

狀態(畫面顯示) 意義 是否佔用時段
待確認 等你審核(審核制才有) 佔用
待付款 顧客還沒付定金 佔用
已排程 預約成立 佔用
已完成 已經結帳 佔用(時間已過去)
已取消 你或顧客取消了 一般取消會釋放;只有在審核制取消待確認的單時,才選得到「保留時段(不釋放)」
已取消(未付定金) 顧客沒在期限內付定金,系統自動取消 釋放
放鳥 顧客沒來 釋放(跟一般取消一樣把時段空出來)
  • 建立時即時預約模式 → 直接「已排程」;審核制 → 「待確認」(帶審核截止時間);服務有設定金 → 「待付款」(帶付款期限)。
  • 「待確認」→ 你按「通過預約」變「已排程」;按「拒絕申請」或逾時被系統自動取消 → 「已取消」。
  • 「待付款」→ 顧客付款成功 → 依模式進「待確認」或「已排程」;逾期沒付 → 系統自動取消。
  • 「已排程」→ 結帳後變「已完成」;你或顧客取消 → 「已取消」;你按「標記放鳥」→ 「放鳥」。
  • 「已完成」「已取消」「放鳥」的預約不能再編輯;已結帳的單要反悔,先「刪除交易」把它恢復成未結帳。
預約狀態的主線
待付款
服務有設定金才有
→
待確認
審核制才有
→
已排程
預約成立
→
已完成
結帳後
即時預約模式、沒設定金的單,建立當下直接就是「已排程」。「已排程」也可能走向「已取消」(你或顧客取消)或「放鳥」(標記放鳥);定金逾期沒付會被系統自動取消。
已結帳的單想反悔,怎麼走
刪除交易
把原本那筆作廢
→
預約恢復成未結帳
→
編輯內容
→
重新結帳
已完成的預約不能直接編輯,一定要先走「刪除交易」,不要想辦法直接改狀態。

操作步驟

1在日曆點開那筆預約

  • 到 預約日曆 點預約卡片,畫面中間會跳出預約詳情。
  • 詳情最上面有狀態標籤,最下面那排按鈕會依狀態長不一樣。
  • 「待確認」的單在這裡只有「取消預約」和「確認預約」兩顆;要批次處理請走「審核預約」分頁。

2已排程的單要做什麼,就按下面那排

  • 「標記放鳥」顧客沒來,時段會空出來,可以選要不要通知顧客。
  • 「取消預約」跳出視窗,選要留紀錄還是整筆刪掉,時段都會放出來。
  • 「延遲」顧客遲到或提早,整筆往前後平移,只有當天與未來的預約才有這顆。
  • 「延長/提前」只調結束時間。客人早收工就提前結束,把尾段空出來給下一位;做超時就延長,後面那段一起佔住。
  • 「進行結帳」開快速結帳,結完這筆就變「已完成」。
已排程預約的詳情:上面看得到預約狀態,下面是標記放鳥、取消預約、進行結帳已排程預約的詳情:上面看得到預約狀態,下面是標記放鳥、取消預約、進行結帳
已排程預約的詳情:上面看得到預約狀態,下面是標記放鳥、取消預約、進行結帳

3取消:要留紀錄還是整筆刪掉

  • 「保留並標記為已取消」(預設)預約留在系統裡、狀態變已取消,時段放出來。可以填「取消原因」,之後在預約詳情看得到。
  • 「直接刪除資料」連紀錄都不留,時段一樣放出來。
  • 要讓顧客知道就勾「同時以 LINE 通知顧客」。
  • 「待確認」的單取消時,視窗長得不一樣:那裡才會問你要「釋放時段」還是「保留時段(不釋放)」,見審核制預約篇。
取消預約視窗:保留並標記為已取消或直接刪除資料、填取消原因、要不要通知顧客取消預約視窗:保留並標記為已取消或直接刪除資料、填取消原因、要不要通知顧客
取消預約視窗:保留並標記為已取消或直接刪除資料、填取消原因、要不要通知顧客

4已結帳想反悔,先刪除交易

  • 已完成的預約不能直接改,詳情下方會顯示「此預約已結帳:#單號」。
  • 按「刪除交易 (恢復未結帳)」把那筆交易作廢,預約就回到未結帳。
  • 回到未結帳之後再修改內容、重新結帳。不要想辦法直接改狀態。
已完成預約的詳情:顯示已結帳單號,下面是刪除交易(恢復未結帳)已完成預約的詳情:顯示已結帳單號,下面是刪除交易(恢復未結帳)
已完成預約的詳情:顯示已結帳單號,下面是刪除交易(恢復未結帳)

前置條件與依賴

  • 取消、標記放鳥、結帳都需要對應的員工權限。
  • 有已付定金的取消會先走退款流程,退款失敗會中止取消(見 booking.deposit)。

常見問題與排查

Q1:取消了預約,時段還是訂不進去

最常見的原因:那筆是在「待確認」時被取消、而且選到了「保留時段(不釋放)」,所以時段還是被封鎖著。到預約日曆點開那筆已取消的預約,詳情會寫「此時段目前已封鎖」,按「重新開放此時段」就放出來了。

Q2:顧客放鳥後那格還想留著不給訂

「放鳥」一律會把時段空出來。想保留那格不給訂,改用「取消預約」並選「保留時段(不釋放)」,或事後在日曆上補一筆屏蔽記事。

Q3:某筆預約從日曆消失但顧客說沒取消

最常見的原因:那筆預約被店裡的人刪掉了(刪除後日曆不顯示,但紀錄還在系統裡)。先問問店內同事有沒有人動過;確認是誤刪的話,聯繫客服可以協助復原。

Q4:已結帳的預約想改內容

已完成的預約系統會擋著不給編輯(避免結完帳內容被改掉、金額對不起來)。正確流程:先在預約詳情按「刪除交易」把它恢復成未結帳 → 編輯 → 重新結帳。

Q5:統計/查詢數字怪怪的,取消單好像被算進去

統計時有三種單容易被誤算:已刪除的預約、已取消/未付定金自動取消/放鳥的單,還有「屏蔽時段」(它長得像取消單但不是真預約)。如果報表數字對不起來,先想想是不是其中一種被算進去了,必要時聯繫客服協助核對。

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