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人員與排班

啟用「服務人員」身份

員工帳號與服務人員是兩件事;名額、離職連動

在後台哪裡
  • 店務 > 人員,頁面標題「人員管理」
開始前,先確認這些已完成

功能說明

系統把「員工帳號」和「服務人員身份」分成兩層:

層 意義
員工帳號 能登入後台的人(櫃檯、會計也算)
服務人員 可排班、可被顧客預約、會出現在預約選單的人

開啟服務人員身份之後,這個人才能:排班、出現在顧客預約頁的「選擇服務人員」步驟、設定會做哪些服務、設定獎金分潤與薪資。

名額怎麼算:服務人員的名額上限由你的訂閱方案決定(平台也可以針對個別商家放寬)。每一位「使用中」的服務人員都佔一個名額。人員頁頂部會顯示「服務人員:N / M」(只有管理者看得到),旁邊的「?」點開有「方案額度說明」。

入口:人員管理,點某位人員那一列打開編輯視窗,開關在「基本資料」分頁。列表上的「服務中 / 非服務人員」就是依這個身份分出來的兩群人。

人員管理頁:標題旁的服務人員名額,以及把在職人員分成「服務中」和「非服務人員」的篩選人員管理頁:標題旁的服務人員名額,以及把在職人員分成「服務中」和「非服務人員」的篩選
人員管理頁:標題旁的服務人員名額,以及把在職人員分成「服務中」和「非服務人員」的篩選

這頁能做什麼(功能總覽)

編輯人員的基本資料分頁:啟用服務人員身份開關、大頭貼、代表顏色、服務分店編輯人員的基本資料分頁:啟用服務人員身份開關、大頭貼、代表顏色、服務分店
編輯人員的基本資料分頁:啟用服務人員身份開關、大頭貼、代表顏色、服務分店
詳細介紹
  1. 啟用服務人員身份一鍵把員工變成「可被顧客預約」的服務人員;名額滿了會被擋下並提示基本資料分頁的服務人員區塊最上面
  2. 大頭貼選好照片會先跳出「調整大頭貼位置」,拖曳照片、用滑桿放大縮小,把臉擺在方框中間再按「完成」。之後想重新擺位置,直接點大頭貼就能調;要換照片在同一個視窗按「換一張」。沒上傳就顯示名字第一個字。
  3. 代表顏色從預設色盤挑,或點調色盤圖示自訂任何顏色;用在商家日曆和人員列表的底色,一眼認人。
  4. 服務分店勾這個人在哪些分店服務,至少要勾一間(「服務分店 (可複選)」;細節見 服務人員綁定服務與分店)。

操作步驟

1打開人員的基本資料

到 人員管理,點該人員那一列,編輯視窗預設就停在「基本資料」分頁。

2打開啟用服務人員身份

打開「啟用服務人員身份」開關,旁邊的說明文字是「啟用後可進行排班並出現在預約選單中」。如果名額已滿會被擋下,提示「服務人員已達上限 (N/M 人),請升級方案或移除現有服務人員。」

基本資料分頁往下捲,服務人員區塊最上面就是「啟用服務人員身份」開關基本資料分頁往下捲,服務人員區塊最上面就是「啟用服務人員身份」開關
基本資料分頁往下捲,服務人員區塊最上面就是「啟用服務人員身份」開關

3填服務人員資料

開啟後會展開這些欄位:

  • 「大頭貼」上傳照片後拖曳調整位置再按「完成」;沒上傳的話,顧客預約頁會顯示名字第一個字。
  • 「代表顏色」從預設色盤選或自訂;用在商家日曆和人員列表的底色。
  • 「服務分店 (可複選)」至少要勾一間,不然儲存會被擋,提示「已啟用服務人員身份,請至少勾選一個服務分店」。詳見 服務人員綁定服務與分店。
  • 「前台顯示名稱(選填)」顧客預約頁顯示的暱稱,留空就用人員姓名(最多 30 字)。
  • 「職稱(選填)」例如設計總監(最多 50 字)。
  • 「個人簡介」會顯示在顧客選人的卡片上。
  • 「簡介照片(選填,最多 4 張)」:作品照、工作照都可以,一次可以選多張。顧客在選人那一步展開介紹時,照片會排在簡介下方,點了可以放大。
開啟身份後展開的欄位:服務分店至少勾一間是必填,前台顯示名稱可以不填開啟身份後展開的欄位:服務分店至少勾一間是必填,前台顯示名稱可以不填
開啟身份後展開的欄位:服務分店至少勾一間是必填,前台顯示名稱可以不填

4預覽後儲存

點編輯視窗右側的「預覽」,可以即時看到顧客「選擇服務人員」那一步的卡片長相。確認沒問題按「儲存」。手機上預覽會蓋住整個畫面,看完按預覽上方的叉叉關掉再儲存。

打開預覽後,右邊是顧客選服務人員時看到的卡片,確認後按右下角「儲存」打開預覽後,右邊是顧客選服務人員時看到的卡片,確認後按右下角「儲存」
打開預覽後,右邊是顧客選服務人員時看到的卡片,確認後按右下角「儲存」

接單限制(只接特定性別的顧客)

女師傅只接女客、男師傅只接男客,這類規則可以直接設在系統裡,不用再靠備註和口頭交代。

兩段式開啟:

  1. 先到「預約管理 → 預約模式 → 接單條件」,打開「啟用接單性別判定」(全店一次)。
  2. 再到「人員管理 → 編輯人員 → 基本資料」,在服務人員區塊的「接單限制」三選一: 不限(預設)/只接女性顧客/只接男性顧客。

設了之後會怎樣:

情境 行為
顧客線上預約 不符合的顧客看不到這位人員,也選不到她的時段
顧客選「不指定」 系統不會把單派給不接他的人員
幫朋友預約 會多問一格同行者的性別,填過一次就記住
沒有性別資料的顧客 當成「未知」,看不到有設限制的人員
後台建單、換人員 完全不受影響,您照樣指派得動

後台不擋是刻意的:櫃檯看得到人站在面前,現場的例外您自己判斷最準。

全部人員都被限制、顧客又不符合時,顧客端的選人畫面會顯示「目前沒有可以為您服務的人員, 請直接聯絡店家為您安排」,不會是一片空白讓他以為系統壞了。

舊顧客沒有性別怎麼辦:到會員詳情幫他補一下性別就好。沒補的顧客只是看不到有限制的人員, 不會影響他約其他人。

離職是「預告制」:最後上班日之前一切照舊

登記的是最後上班日,不是「按下按鈕的那一刻」。所以「他月底才走」可以現在就先登記起來:

最後上班日之前(含當天) 隔天起
登入後台 照常 不能登入
顧客預約他 照常約得到 約不到
服務人員名額 照樣佔一個 自動釋放
人員列表 在「在職」分頁,標「做到 X 月 X 日」 移到「離職」分頁

到期的停用是系統自動做的(每小時檢查一次),你不用再回來按一次。還沒到期之前隨時可以按「取消離職」。

儲存時系統會做的兩件事:

  1. 清掉最後上班日之後的班表:這是顧客約不約得到的關鍵(顧客能不能選那個時段,看的就是他那天有沒有班)。⚠️ 之後若要把離職日往後延,那段班表要重排。
  2. 已經約好的預約一筆都不動,但會告訴你「那之後還有 N 筆預約」。要改期還是換人由你決定,系統不會替你取消、也不會通知顧客。

入職 / 離職日期怎麼影響預約一覽

預約一覽的人員欄位是照「那一天他在不在職」決定的:

  • 往回翻到最後上班日之前的日子,離職的人員照樣有欄位,他以前服務過的預約也都看得到(欄位標頭會標「已離職」)。之後就不再出現,唯一例外是那天還有掛在他名下、還沒處理完的顧客預約,那幾天仍會顯示他,免得那些單子找不到。已取消的預約、屏蔽時段與記事不算(那些沒有東西要處理)。
  • 往回翻到入職日期之前的日子,新報到的人員不會出現(那時候他還沒來)。
  • 排班也擋入職日之前 / 最後上班日之後不能排班,會提示「這位人員的離職日期是 X,Y 已經在那之後,無法排班」。
  • 已經離職的人員只能看歷史點他欄位的空格想建預約或記事會被擋下。
  • 排班頁同一套規則:往回翻月份時,分店排班總覽會把當時在班的離職人員一起顯示(名字是灰字), 「檢視對象」也選得到他(標「已離職」)看他當時的班表,但一律唯讀,排班設定的可選人員只有在職的人。
  • 本功能上線前就已經離職、沒有離職日期的人員:日曆會在「那天真的有他的預約」時把他顯示出來,舊資料不會不見。想更準確就開他的編輯視窗補上日期。
「只關身份」和「設為離職」差在哪
只關身份(人不離職)
·
帳號照常登入後台
·
頭像、簡介、分店都保留
重新開啟會自動帶回舊資料
·
釋放一個服務人員名額
設為離職
✗
帳號從此不能登入
✗
自動一併關閉服務人員身份
名額一起釋放
✗
歷史預約、業績全部保留
之後可在「離職人員」分頁恢復帳號

前置條件與依賴

  • 操作這個開關需要人員管理權限(或管理者帳號)。員工本人就算有人員管理權限,也只能改自己的服務資料,不能自己開關身份或改自己的分店。
  • 名額由訂閱方案決定(跨領域訂閱方案)。額度說明視窗的文案是:「您目前的方案為 {方案}。此方案限制服務人員上限為 N 人。如需擴充人員,請聯絡客服升級方案。」
  • 開啟身份後要「真的能被預約」,還需要三件事:勾選會做的服務 + 指派分店 + 有排班,見 人員看不到 排查總整理。
開了身份之後,要「真的能被預約」還差三步
開啟服務人員身份
→
勾選會做的服務
→
指派服務分店
→
排好班表

常見問題與排查

名額與開關
Q1:名額顯示已滿,但在職服務人員明明沒那麼多

最常見是兩種「隱形佔名額」的殘留:

  1. 有員工已經離職,但服務人員身份沒有被一起關掉(早期資料可能發生)。
  2. 舊系統資料轉進來時產生的重複人員。 你可以到「人員管理」逐一核對「在職而且開著服務人員身份」的人數;如果怎麼數都對不上顯示的數字,請聯絡客服,由平台把多出來的身份停用(停用就會釋放名額,歷史紀錄不會消失)。
Q2:啟用開關是灰色不能按

代表你目前的帳號沒有調整服務狀態的權限(不是管理者、也沒有人員管理權限;或你在編輯的是老闆本人而你不是本人)。這時開關會顯示成「已啟用 / 未啟用」的唯讀標籤。

Q3:員工列表看到「未分配」入口

多分店方案才有:有服務人員身份、但一間分店都沒勾的人,會被歸到列表頂部的「未分配」篩選。這種人不會出現在任何分店的顧客預約頁,請儘快幫他勾選服務分店。

離職與資料
Q4:把人設為離職後,他的歷史預約 / 業績會消失嗎

不會。離職只是把帳號停用,紀錄仍保留在系統裡:預約、結帳交易、獎金紀錄都還在。差別只是這個人不再出現在顧客預約頁的選人清單、也不能再登入後台。

Q5:重新啟用服務人員身份,舊的頭像簡介還在嗎

在。停用時資料原封不動保留,重新打開開關就會恢復,並重新佔一個名額(開啟時系統會再檢查一次名額夠不夠)。

Q6:顧客看到的名字不是我改的那個

顧客預約頁會優先顯示「前台顯示名稱(選填)」這個欄位,留空才會用人員姓名。到「基本資料」分頁檢查這個欄位是不是填了別的暱稱。

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