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人員與排班

服務人員綁定服務與分店

沒指派分店=到處都不顯示,是嚴格過濾;Q6 客人看到的人員順序可自己拖曳排

在後台哪裡
  • 人員管理 > 編輯人員 > 基本資料 > 服務分店
  • 服務與加購 > 依人員綁定
開始前,先確認這些已完成

功能說明

一位服務人員要在客人預約時「被選得到」,除了開啟服務人員身份之外,還有兩個設定:

  1. 服務分店:這個人在哪些分店服務。
  2. 可施作服務:這個人會做哪些服務項目。

嚴格的分店規則(全系統一致):服務人員必須「明確被勾到某間分店」,才會出現在那間分店的人員清單、預約選單和商家日曆。一間分店都沒勾 = 不屬於任何分店 = 到處都不會出現,系統不會自動當成「全店通用」。要特別注意:這跟員工的「可管理分店」是兩回事(那邊管的是他看得到哪幾間店的資料,一間都沒勾會退到他的服務分店,見 權限管理與可管理分店),排查時務必先分清楚在講哪一個設定。

兩種「分店勾選」的意思剛好相反
服務分店(服務人員設定)
·
一間都沒勾=不屬於任何分店
哪個分店的人員清單、預約選單、日曆都不會出現
·
必須明確勾到某間分店才會出現在那間店
可管理分店(員工權限設定)
·
管的是看得到哪幾間店的資料
預約、業績、庫存、會員
·
一間都沒勾=退到他的服務分店
多分店商家存檔時會要求至少勾一間
排查「人不見了」之前,先分清楚在講哪一個設定。

顧客預約時選「不指定服務人員」,系統會找出「所選的每一項服務都會做、而且屬於所選分店」的人,把這些人的空檔合併起來顯示。

顧客選「不指定服務人員」時,時段怎麼來
顧客選好分店和服務
→
系統找出符合的人
所選的每一項服務都會做+屬於所選分店
→
把這些人的空檔合併起來顯示

這頁能做什麼(功能總覽)

編輯人員的「基本資料」分頁:上面是可管理分店,下面開了服務人員身份之後,「服務分店 (可複選)」決定他在哪幾間店接客編輯人員的「基本資料」分頁:上面是可管理分店,下面開了服務人員身份之後,「服務分店 (可複選)」決定他在哪幾間店接客
編輯人員的「基本資料」分頁:上面是可管理分店,下面開了服務人員身份之後,「服務分店 (可複選)」決定他在哪幾間店接客
詳細介紹

入口:人員管理 點某位人員,停在「基本資料」分頁往下捲。

  1. 可管理分店這是另一個設定,管的是他看得到哪幾間店的資料,跟「在哪接客」無關,別搞混。
  2. 啟用服務人員身份要先打開這個開關,下面才會出現服務人員的設定(包含服務分店)。
  3. 服務分店 (可複選)點分店膠囊勾選或取消,可以複選,選中的會變主色外框加勾勾。客人預約時,他只會出現在勾到的分店。
  4. 儲存一間都沒勾會被擋下,提示「已啟用服務人員身份,請至少勾選一個服務分店」。
不是管理者只能動自己管得到的分店

如果你不是老闆帳號,「服務分店」裡不在你管理範圍的分店會變淡、點不動,滑鼠移上去會提示「您無權操作此分店」。

操作步驟

1打開人員

到 人員管理,點該人員的卡片。多分店的店可以先在上方切到某間分店,只看那間的人。

人員管理頁:上方可以切分店,點人員卡片打開編輯視窗人員管理頁:上方可以切分店,點人員卡片打開編輯視窗
人員管理頁:上方可以切分店,點人員卡片打開編輯視窗

2勾服務分店

停在「基本資料」分頁往下捲,在「服務分店 (可複選)」點選分店膠囊,選中的會變成主色外框加勾勾。至少要選一間,不然儲存會被擋下,提示「已啟用服務人員身份,請至少勾選一個服務分店」。

3儲存

按右下角「儲存」,馬上生效。如果你不是管理者,只能勾選或取消「自己管得到」的分店,其他分店點不動,並提示「您無權操作此分店」。

「服務分店 (可複選)」點膠囊勾選,按右下角「儲存」就生效「服務分店 (可複選)」點膠囊勾選,按右下角「儲存」就生效
「服務分店 (可複選)」點膠囊勾選,按右下角「儲存」就生效

前置條件與依賴

  • 要先開啟服務人員身份。
  • 分店要先在「分店管理」建好。
  • 跨領域:服務要做多久、做完要留多少整理時間,都在服務項目編輯裡設定(屬服務商品範圍);那些設定會影響可預約時段的計算。
  • 服務人員本人就算有人員管理權限,也不能改「自己的」分店,必須由管理者操作。

常見問題與排查

客人選不到人
Q1:某人員在 A 店看得到、B 店看不到

這是正常行為:人員只會出現在被勾選的分店。到 人員管理 點這個人,在「服務分店」把 B 店也勾起來、按「儲存」。完成後你會在 B 店的預約選單看到他。

Q2:選了某個服務之後,本來在列表的人員消失了

最常見原因:這位人員沒有綁這個服務,或之前被解除綁定了。到 服務與加購 切到「依人員綁定」,點這位人員,看清單裡有沒有那個服務;沒有就按「綁定現有」加回來。另外提醒:顧客一次選多個服務時,人員必須「每一項都會做」才會出現。

Q3:綁了服務也指派了分店,客人還是選不到時段

分店和服務的勾選只決定「這個人出不出現」;有沒有時段還要看排班、月份有沒有開放、時段有沒有被佔用等等,請走 人員看不到 排查總整理 的完整排查清單。

Q4:多服務預約時「不指定服務人員」永遠沒有時段

最常見原因:沒有任何一個人「所選服務全部都會做」。例如 A 服務只有小美會、B 服務只有小華會,就沒有人能一次做完,整個月都不會有時段。解法:到「依人員綁定」幫其中一人把兩個服務都綁上,或請顧客把兩個服務分成兩筆預約。

不指定與排序
Q5:不指定服務人員的單子會派給誰

系統只會從「屬於該分店、又會做該服務」的人裡面挑。在 預約設定 的「服務人員指派」選「依商家優先序派單」,就能依分店拖曳排派單優先序(排越上面越先派)。如果單子一直派給同一個人,請檢查其他人的分店和服務是不是都有勾齊。

Q6:服務人員清單順序怎麼決定

客人預約時「選擇服務人員」那一步的順序,你可以自己排。到 人員管理,在「服務中 / 非服務人員」那一列的最右邊按「人員排序」,拖曳調整,按「儲存排序」就生效。想主打的設計師拉到最上面,客人一進來就先看到他。

沒排過的話,預設照職級:管理者(老闆)> 店長 > 副店長 > 正式人員;同職級的照建立時間先後。排過之後就完全照你排的。

幾件要知道的事:

  • 排序是全店共用一份。有多間分店時,客人只會看到那間店的人,但他們的前後順序跟你排的一致。
  • 清單只有「在職且已啟用服務人員身份」的人,櫃檯、會計這種不接客的人本來就不會出現。
  • 之後新增的人員會排在最後面,想調就再開一次「人員排序」。
  • 這跟「不指定」的派單優先順序是兩回事這裡排的是客人看到的順序,派單優先順序管的是系統自動派給誰在「預約設定」的「服務人員指派」裡
  • 後台人員管理列表的順序不會跟著變,那裡固定照職級排,方便你找人。
分店設定
Q7:人員頁「未分配」標籤是什麼

多分店方案才有:「未分配」列出的是「有服務人員身份,但一間分店都還沒勾」的在職人員。這些人在客人預約時任何分店都不會出現,屬於待處理狀態,請儘快幫他們勾選服務分店。

Q8:聽說有一個舊的「單一分店」設定,是什麼

那是系統早期「一家店只有一間分店」時代留下的舊設定,現在只作為備用:只有在這個人「一間分店都沒勾」時,系統才會拿舊設定來當他的分店。現在一律以「服務分店」的勾選為準,不要再依賴舊設定。

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這份手冊是寫給商家的操作說明,想先知道 Folio 能幫你的店做什麼,看功能介紹比較快。

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