Folio

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會員經營

匯入舊系統會員與預約

AI 幫我對欄位、看不懂的格子留空並列出;六步驟精靈、暫存隔離、可回滾、儲值金一起匯

在後台哪裡
  • 會員經營 > 會員管理 > 匯入
開始前,先確認這些已完成

功能說明

把舊系統的會員名單和歷史預約、消費紀錄(Excel / CSV 檔)搬進 Folio。核心設計:

  • 匯入的資料會先放在「暫存區」,和正式的預約、營收完全分開,不會影響任何報表數字。
  • 要走完精靈六步驟、按下「轉成正式預約」之後,才會變成正式的預約與消費紀錄。
  • 檔案是在你的瀏覽器裡直接讀取解析的,原始檔不會上傳到伺服器。
匯入的資料先進暫存區,按了「轉成正式預約」才會落地
轉換前(暫存區)
·
和正式的預約、營收完全分開
·
不影響任何報表數字
·
整批刪掉重來都可以
轉換後(正式紀錄)
✓
變成正式的預約與消費紀錄
✓
算進業績和記帳
算法和一般交易相同

匯入精靈是一步一步解鎖的六個步驟(畫面說明:「依照下面步驟匯入,由上而下逐步完成,每完成一步會自動解鎖下一步。」):

步驟 名稱 完成條件
1 匯入會員資料 有匯入任何會員
2 偵測重複會員 整併後按「確認完成比對」
3 上傳預約紀錄 步驟 1、2 完成才解鎖
4 比對歸戶 處理同名指認後按「確認完成歸戶」
5 對應服務人員 對應後按「確認完成對應」
6 轉成正式預約 步驟 4、5 都確認後解鎖
匯入精靈六步驟,一步一步解鎖
1 匯入會員資料
→
2 偵測重複會員
整併後按確認
→
3 上傳預約紀錄
步驟 1、2 完成才解鎖
→
4 比對歸戶
處理同名指認
→
5 對應服務人員
→
6 轉成正式預約
步驟 4、5 都確認後解鎖

每一批匯入都會記在「匯入批次」清單,可以整批刪掉重來,連已經轉成正式紀錄的部分也會一起清乾淨。會員批次裡已經有預約、消費、計次券或已綁定的人不會被刪,會留下來並告訴你原因。

這頁能做什麼(功能總覽)

入口:會員管理 右上的「匯入」(店主專屬),打開「匯入舊系統資料」精靈。

匯入舊系統資料精靈:六個步驟由上往下,第 2 步有確認完成比對,還沒解鎖的步驟是灰的,最下面是匯入批次匯入舊系統資料精靈:六個步驟由上往下,第 2 步有確認完成比對,還沒解鎖的步驟是灰的,最下面是匯入批次
匯入舊系統資料精靈:六個步驟由上往下,第 2 步有確認完成比對,還沒解鎖的步驟是灰的,最下面是匯入批次
詳細介紹
  1. 六步驟由上往下每一步有燈號(待辦 / 有待處理警示 / 已完成 / 未解鎖)和即時統計數字(精靈首頁)。
  2. 親自確認才解鎖下一步步驟 2、4、5 各有一顆綠色「確認完成」按鈕(各步驟卡片)。
  3. 還沒解鎖的步驟前面沒完成時是灰的、帶鎖頭,並寫著要先完成什麼(步驟卡片)。
  4. 每一批都有紀錄「匯入批次」列出每次上傳的檔名、筆數、日期,按垃圾桶可以整批刪掉重來,已轉成正式紀錄的也會一起清乾淨;會員批次裡已經有資料的人會留下來,筆數變成剩下的人數(精靈最下面)。
上傳鈕的名稱會變

步驟 1 還沒匯過時是「上傳會員」,匯過之後變成「再上傳一批」;步驟 3 同理(「上傳預約」→「再上傳一批」)。

操作步驟

1打開匯入精靈

會員管理 右上(店主才有)按「匯入」。

會員管理頁右上的匯入按鈕,只有店主看得到會員管理頁右上的匯入按鈕,只有店主看得到
會員管理頁右上的匯入按鈕,只有店主看得到

2上傳會員

  • 按「上傳會員」(匯過之後是「再上傳一批」)>「點此選擇 Excel / CSV 檔案」(支援 .xlsx / .xls / .csv,「解析在您的瀏覽器完成」)。
  • 欄位對應姓名(必填 *)、手機、生日、性別、儲值金;系統會依表頭關鍵字自動幫你對好,可以手動改,「未對應的欄位會自動收進備註」。
  • 「儲值金」對到舊系統的剩餘儲值餘額欄(欄位名有「儲值」「餘額」「balance」都會自動對到),留空或填 0 就是沒有儲值金;金額有千分位逗號也認得。
  • 對應到「生日」後,預覽表會把生日換算成完整的西元 YYYY/MM/DD。若檔案的生日是純文字(Excel 日期格子不用判讀,也不會顯示提示),欄位下方會告訴你系統判讀成哪種格式。兩位數年份(例如 79/1/5)西元和民國都說得通,系統預設當西元,可以按旁邊的「民國」切換,整欄一起改;讀不出來的會標紅並提示有幾筆。
  • 預覽前 5 筆,按「匯入 N 筆會員」。(畫面見上方「上傳與欄位對應」分頁)
  • 完成後你會看到成功筆數、「略過 N 筆重複(與現有資料相同)」、「缺生日 N 筆 · 缺手機 N 筆」,有對應儲值金的話還會顯示「已匯入 N 位會員的儲值金,合計 $X」。

3偵測重複

  • 按「偵測重複會員」,整併細節見 members.merge-duplicates。
  • 完成後按「確認完成比對」解鎖下一步。

4上傳預約

  • 按「上傳預約」。欄位:姓名*、類別、預約日期、時間、服務項目、加購服務、實體產品、服務課程、消費金額、付款金額、服務人員。
  • 「名稱(金額元)」格式會自動拆出品名和定價(全形半形括號、千分位、省略「元」都認得);各括號金額加總後另外記成原價。
  • 消費與付款金額都是 0 的列會自動排除(完成後你會看到「已排除 N 筆(消費 + 付款金額皆為 0)」)。

5比對歸戶

  • 匯入完成畫面會直接顯示「自動歸戶結果」唯一對應 N 筆、同名待指認 N 筆、查無此名 N 筆、匿名 N 筆。
  • 按「處理同名指認(N)」同名的預約會依姓名分組,每組可以「整組指定給…」或逐筆「指認為…」;候選會顯示「🎂 生日|手機」(同名的人常常連手機都一樣,生日才是關鍵依據)。按「儲存指認」。
  • 可以按「重新比對歸戶」重跑一次自動歸戶。
  • 完成後按「確認完成歸戶」。

6對應服務人員

  • 按「自動比對服務人員」一鍵帶入(只補還沒指派的,不會蓋掉你手動選好的)。
  • 剩下對不到的逐一用下拉選人(顯示「員工姓名(前台顯示名稱)」方便區分同名),或選「+ 新增離職設計師…」建一位停用狀態的服務人員來承接舊紀錄,或選「— 不指派 —」。
  • 按「儲存對應」後按「確認完成對應」。

7轉成正式預約

  • 按「轉成正式預約」,選「最後結帳日」(預設今天)。
  • 規則「此日(含)以前的舊預約 → 標記已完成並寫入結帳交易;之後的 → 留作未結帳預約,待你自行走銷售/結帳補單。」
  • 按「確認轉換 N 筆」。重複按不會重複轉,系統只會處理新匯入、還沒轉換過的資料。

8整批回滾(需要時)

精靈首頁「匯入批次」區,每批右側的垃圾桶 >「確認刪除」。

前置條件與依賴

  • 只有店主看得到「匯入」入口。
  • 單次匯入上限 50000 筆。
  • 重複防護:完全相同的資料再匯一次會被自動略過。
    • 會員的判斷依據姓名+手機+生日都相同。
    • 預約的判斷依據姓名+日期+時間+服務內容+金額都相同。
    • 注意缺欄位的列(例如沒填日期或金額)系統擋不住,還是可能重複進來。
  • 步驟有硬性順序上傳預約要先完成步驟 1、2;轉換要先確認步驟 4、5。

常見問題與排查

匯入與重來
Q1:同一份檔案不小心匯了兩次,業績會不會 ×2?

最常見的情況:完全相同的列會被系統自動擋掉,不會重複;但缺欄位的列(沒填日期、沒填金額)擋不住,有可能重複進來。曾經有商家重複匯入同一批又轉換,導致正式紀錄和業績變成兩倍。檢查方式:到精靈首頁看「匯入批次」清單,同一個檔名出現兩批就要注意;還沒轉換的直接刪掉重複那批,已經轉換的刪批次會連正式紀錄一起清乾淨。

Q2:生日要用西元還是民國?匯進來會不會讀錯?

兩種都可以,但要在匯入前對一下預覽。Excel 檔如果生日欄本來就是「日期格子」(儲存格靠右對齊、可以套日期格式),系統直接讀真正的日期,不會判讀錯。若是純文字(或 CSV),系統會看整欄自動判斷順序和紀年,並把結果換算成完整的西元 YYYY/MM/DD 顯示在預覽表。要特別注意兩位數年份:79/1/5 當西元是 1979、當民國是 1990,差 11 年而且事後從資料上看不出來,所以系統會提醒「西元/民國都說得通」,請按欄位下方的「西元 / 民國」切換確認一次。認得的寫法包含:1990-01-05、1990/1/5、1990年1月5日、19900105、民國79年1月5日、79/1/5、0790105、5/21/87(月/日/年)、21/5/87(日/月/年)。讀不出來的會標紅並顯示筆數,那幾筆會當成沒生日匯入,之後在會員詳情補即可。

Q3:舊系統的儲值金要怎麼一起搬過來?匯進來之後會不會加兩次?

在步驟 1 上傳會員檔時,把「儲值金」對應到舊系統的餘額欄就好,不用另外一位一位手動儲值。匯進來的金額會直接記進那位會員的儲值金紀錄(顯示為「舊資料匯入儲值金」),之後結帳可以直接折抵。同一份檔案再匯一次不會把錢加兩倍:被判定為重複的會員(姓名+手機+生日都相同)系統只會略過,畫面也會告訴你「有 N 筆是重複會員,儲值金沒有再加一次」。要更正金額的話,到會員詳情用手動儲值補差額,或整批刪掉重匯。

Q4:匯入後這些舊會員會不會收到通知、被算進行銷?

不會。臨時會員沒有 LINE 帳號,推播和自動行銷只針對正式會員;資料在轉換前也和正式營收完全分開。

Q5:想把某一批匯錯的資料整批清掉。

用「匯入批次」清單的刪除按鈕,這是唯一安全的清除方式(不要請人直接動資料):

  • 刪預約批次系統會先把已轉換的正式紀錄清掉,再清暫存資料。
  • 刪會員批次只刪還沒有任何資料的人。已經有預約、消費紀錄、計次券、儲值異動、簽過同意書,或已經綁定正式會員的人會留下來,畫面會列出名字和原因,批次也會保留、筆數變成剩下的人數。這些人如果是重複的,請用「合併」;確定要清掉的,處理完再按一次刪除。
  • 匯入時帶進來的儲值金不算「有資料」,只要之後沒被用過、沒加值過,照樣可以整批刪掉重匯。
轉換正式預約
Q6:找不到「轉成正式預約」按鈕 / 按了沒反應。

最常見的原因:這顆按鈕只在步驟 4、5 都按過「確認」而且還有待轉換資料時才會出現。檢查方式:回精靈首頁看步驟 4「比對歸戶」和步驟 5「對應服務人員」是不是都顯示已完成。

Q7:舊預約轉換後日曆顯示的服務人員不對 / 空白。

最常見的原因:步驟 5 沒對應到人,或對錯人了。可以回精靈重開「對應服務人員」修改;注意改對應只影響還沒轉換的舊預約,已經轉換的不會回頭改。

金額與報表
Q8:匯入的預約金額和舊系統對不上。

最常見的原因是欄位對應選錯:「消費金額」是訂單金額、「付款金額」是實際收到的錢;兩個都是 0 的列不會匯入;服務名稱括號裡的定價會另外記成原價。檢查方式:回步驟 3 重新確認每個欄位對應到檔案的哪一欄。

Q9:轉換後報表看得到舊資料嗎?

看得到。轉換後舊預約就是正式的預約和消費紀錄(「最後結帳日」以前的會標成已完成),會算進業績和記帳;轉換前完全不算。月結與各種報表對這些資料的算法和一般交易相同。

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