Folio

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會員經營

合併重複會員

資料全部改掛到保留的那筆,不可逆

在後台哪裡
  • 會員經營 > 會員管理 > 匯入舊資料 > 偵測重複會員
開始前,先確認這些已完成

功能說明

舊系統常有同一個人被重複建檔(同名同電話兩筆檔案、消費紀錄分散兩邊)。Folio 的整併是針對臨時會員的功能,核心原則:

資料是「改掛到主檔」,不是刪資料。整併時系統會:

  1. 先把被併那筆有、主檔沒有的資料(生日、電話等)補進主檔。
  2. 把被併那筆名下的所有東西,全部改掛到主檔:舊預約、消費紀錄、計次券、儲值紀錄;如果有正式會員綁到被併那筆,綁定關係也會轉到主檔,不會斷掉。
  3. 最後才移除已經空掉的那筆,並自動重跑一次預約歸戶。金額總數不會變。
整併是「改掛到主檔」,不是刪資料
補資料進主檔
被併那筆有、主檔沒有的生日電話等
→
全部改掛主檔
舊預約、消費、計次券、儲值、綁定關係
→
移除空掉的那筆
並自動重跑預約歸戶
金額總數不會變,列表上的金額整併後合併顯示在主檔那一筆。

怎麼偵測、怎麼分級:

  • 偵測條件「姓名+電話相同」。
  • 生日不同的直接視為不同人,自動排除不顯示(畫面註記:「生日不同的群組視為不同人,已自動排除、不會顯示在此。」)。
  • 綠色標籤「確定重複」預設幫你勾好;黃色「建議確認」要你自己看過再勾。
  • 主檔怎麼選系統預設保留「有生日那筆」當主檔(🎂 標示),列表第一筆就是主檔。
哪些會被列成重複、哪些不會
會列出來
✓
姓名+電話都相同
而且生日不衝突
不會列出來
✗
姓名寫法不同
「王小姐」vs「王美美」
✗
一筆有電話、一筆沒有
✗
兩筆生日不一樣
直接視為不同人,自動排除
明明是同一人卻沒被列出來時,先到臨時會員詳情把其中一筆的姓名/電話/生日改成一致,再重新偵測。

範圍限制:正式會員之間沒有畫面上的合併功能。同一個人有兩個正式會員帳號(兩個 LINE 帳號)的情況,請聯繫平台處理,商家端沒有入口。

這頁能做什麼(功能總覽)

入口:會員管理 右上「匯入」打開「匯入舊系統資料」精靈,步驟 2「偵測重複會員」(店主專屬)。

匯入舊系統資料精靈:步驟 2 偵測重複會員,旁邊是確認完成比對匯入舊系統資料精靈:步驟 2 偵測重複會員,旁邊是確認完成比對
匯入舊系統資料精靈:步驟 2 偵測重複會員,旁邊是確認完成比對
詳細介紹
  1. 步驟 2偵測重複會員:匯入會員後解鎖,按下去列出可能重複的臨時會員;偵測到重複時按鈕會變成「查看重複(N)」(精靈步驟 2)。
  2. 處理完按確認完成比對整併完(或確定沒有重複)按這顆,步驟 2 才算完成、解鎖上傳預約「確認完成比對」

操作步驟

1打開精靈

會員管理 右上「匯入」> 步驟 2 按「偵測重複會員」;或會員匯入完成畫面直接按「偵測重複會員」。(畫面見上方「精靈入口」分頁。)

2逐組檢查

畫面說明「以下會員『姓名 + 電話相同』,極可能是同一人重複建檔。整併後保留主檔(🎂 有生日那筆),缺的資料自動補上、舊預約改掛主檔。」每一組看:

  • 姓名、電話、「確定重複」或「建議確認」標籤、筆數。
  • 下方列出「主檔 🎂生日」與「併入 🎂生日」。

3勾選並整併

勾選要處理的群組(綠標預設已勾,黃標看過確認再勾),按「整併選取的 N 組」。完成後你會看到「已整併 N 組」。

勾選黃標的建議確認群組後,按最下方整併選取的 N 組勾選黃標的建議確認群組後,按最下方整併選取的 N 組
勾選黃標的建議確認群組後,按最下方整併選取的 N 組

4確認完成比對

全部處理完,回精靈首頁按「確認完成比對」,步驟 2 標記完成、解鎖上傳預約。之後再上傳新一批會員時,可以隨時回來重跑偵測(有新批次時,步驟 2 會要求重新確認)。

前置條件與依賴

  • 入口在匯入精靈裡,只有店主看得到。
  • 整併對象只限臨時會員;正式會員之間的合併沒有畫面入口。
  • 建議順序先匯入會員(步驟 1)→ 整併(步驟 2)→ 才上傳預約與轉換,避免歷史紀錄被歸到重複的檔案上。
  • 有新批次匯入時,步驟 2 的完成狀態會要求重新確認。
  • 每次整併系統都有留紀錄(哪時整併、幾組、誰操作的),需要追查時可以請平台調。

常見問題與排查

偵測名單
Q1:明明是同一人,偵測卻沒列出來。

偵測的條件是「姓名+電話都相同」而且生日不衝突。以下情況不會被列出來:

  • 姓名寫法不同(「王小姐」vs「王美美」)。
  • 一筆有電話、一筆沒有。
  • 兩筆生日不一樣(會被當成不同人)。 處理方式:先把其中一筆的資料改成一致(臨時會員可以在詳情視窗編輯姓名 / 電話 / 生日),再重新偵測一次。
Q2:整併後「偵測重複」還是列出同一組。

最常見的兩種情況:一是剛才那次整併有部分組沒成功(完成訊息會顯示失敗數);二是同名的一群人裡,有的沒填生日、有的生日互相衝突,被拆成好幾組出現。再按一次「偵測重複會員」看最新結果,逐組處理。

Q3:正式會員有兩個帳號(兩個 LINE),怎麼合?

商家端沒有這個功能,請聯繫平台協助。

整併影響
Q4:整併時哪一筆會被當主檔?可以自己選嗎?

主檔由系統決定(優先保留有生日的那一筆,列表第一筆就是主檔),畫面上會標示「主檔」與「併入」;目前不能在畫面上自己改選主檔。如果主檔的資料不是你想要的(例如想保留另一筆的名字寫法),整併後直接編輯主檔的基本資料即可。

Q5:整併後消費金額會不會變少?

不會。整併是把資料全部改掛到主檔:舊預約、消費紀錄、儲值、計次券一筆不漏,總額不變。列表上的金額整併後自然合併顯示在主檔那一筆上。

Q6:整併會不會影響已轉換的正式預約?

已經轉成正式預約的紀錄,資料掛在預約自己身上;整併改的是臨時會員這一層的關聯。如果是「先轉換、後整併」,正式紀錄的歸屬以轉換當下為準。建議整併在轉換(步驟 6)之前完成,這也是精靈把去重排在步驟 2 的原因。

Q7:不小心把不同人整併了,能拆回來嗎?

沒有一鍵還原。被併那筆的原始檔案已經移除、資料也都改掛到主檔了。補救只能人工重建:

  1. 新增一筆臨時會員(或請那位顧客直接用 LINE 註冊成正式會員)。
  2. 錯掛的預約和資產要請平台幫忙改回去。 所以整併前一定要逐組確認,尤其是黃標「建議確認」的群組。

還沒用過 Folio?

這份手冊是寫給商家的操作說明,想先知道 Folio 能幫你的店做什麼,看功能介紹比較快。

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