Folio

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人員與排班

Google 日曆同步

每位員工各自連結自己的 Google 帳號

在後台哪裡
  • Google 日曆獨立頁;電腦版側邊欄「店務設定」、手機版「設定 > 一般設定」,所有人員都能用
開始前,先確認這些已完成

功能說明

每位員工可以把「自己的」Google 帳號連結到系統。系統會在他的 Google 帳號裡建立一個專屬日曆,名稱是「Folio 預約」,然後把他權限範圍內的預約自動寫進去:

  • 有「查看全店預約」權限的人預設全店的預約都會同步,也可以改成只同步勾選的人員(例如老闆只想看自己的單)。
  • 只有「查看自己的預約」權限的人只同步指派給他自己的預約。
  • 有「場地租借檢視」權限的人(例如清潔、場務人員):會收到場地/設備租借的預約,看不到一般顧客預約;同時有「查看自己的預約」的話,自己的單也會一起同步。

團體課程是一堂課一個事件(2026-10-12 起):標題寫課程名稱和「已報名 8/12」,說明欄有老師、報名人數、最少開課人數和學員名單(體驗課、未到會標出來)。有人報名、取消,人數和名單最慢一分鐘內跟著更新;還沒有人報名的課也會出現在老師的日曆上。以前是一位學員一個事件,一堂課會疊好幾個,下一次同步時會自動換成新的樣子。

同步有兩層:

  1. 即時:預約建立、修改、改人員、取消、刪除、結帳、付定金……不管從哪裡改的,最慢一分鐘內就會寫進所有相關員工的日曆。
  2. 系統每 15 分鐘自動核對一次:當作安全網,把偶爾漏掉的補齊;在 Google 日曆裡不小心刪掉的預約也會補回來(一次的處理量有上限,量大時下一輪會接著跑完)。
同步有兩層,漏掉的會自動補
即時推送
✓
不管從哪裡改了預約,最慢一分鐘內寫進相關員工的日曆
每 15 分鐘自動核對
·
安全網,把偶爾漏掉的補齊
在 Google 日曆裡誤刪的預約也會補回來

隱私與安全:系統只跟 Google 要「管理它自己建立的那個日曆」的最小權限,完全看不到員工原本的任何日曆內容;授權憑證加密保存。已取消(時段釋放)和已刪除的預約會自動從日曆移除;屏蔽時段不會同步過去。同一筆預約改時間或內容時是「更新同一筆」,不會重複多出一筆。

TimeTree 使用者注意:

  • TimeTree 不開放讓外部系統寫入,所以系統無法直接把預約寫進 TimeTree。
  • 可行做法先讓預約同步進 Google 日曆,再到 TimeTree 用「顯示其他日曆(All Calendars)」模式讀手機系統行事曆(要先在手機上開啟該 Google 帳號的日曆同步)。這個模式只有本人的手機看得到,不會分享到 TimeTree 群組。
  • TimeTree 的「匯入 / 複製日曆」是一次性的快照,之後不會自動更新,不要走這條路。
  • 想要真正即時的體驗,直接用 Google 日曆 App 最穩。
TimeTree 怎麼接才會一直更新
可行做法
✓
預約先同步進 Google 日曆
✓
TimeTree 用「顯示其他日曆」模式讀
只有本人的手機看得到,不會分享給群組
✓
想要最即時,直接用 Google 日曆 App
行不通的路
✗
讓系統直接寫進 TimeTree
TimeTree 不開放外部系統寫入
✗
用 TimeTree 的「匯入 / 複製日曆」
一次性快照,之後不會自動更新

這頁能做什麼(功能總覽)

Google 日曆頁

Google 日曆頁(已連結):綁定的帳號、上次同步時間、立即同步、解除連結Google 日曆頁(已連結):綁定的帳號、上次同步時間、立即同步、解除連結
Google 日曆頁(已連結):綁定的帳號、上次同步時間、立即同步、解除連結
  1. 已連結帳號綠色區塊顯示「已連結」和綁定的 Google 帳號。
  2. 上次同步顯示「上次同步:{時間}」,可以確認同步有沒有在跑。
  3. 立即同步不想等自動核對,按一下馬上補一輪,完成後會跳出新增、更新、移除了幾筆。
  4. 要同步哪些人員的預約(只有能看全店預約的人才有這一區)選「全部人員」或「只同步勾選的人員」,勾選後按下方「儲存設定」才會生效。有場地租借的店,勾選清單最下面多一格「場地租借」。沒有全店權限、但有「場地租借檢視」的人,這裡會改成一句話說明會同步哪些預約。
  5. 解除連結撤銷授權、刪掉系統建立的「Folio 預約」日曆、清掉同步紀錄(會先跳確認)。
連結之後就全自動

預約新增、改期、取消都會即時寫進日曆,系統每 15 分鐘再自動核對一次當安全網,平常不用再回來這一頁。

操作步驟

還沒連結時的 Google 日曆頁:說明會建立「Folio 預約」專屬日曆,按「連結 Google 日曆」到 Google 授權還沒連結時的 Google 日曆頁:說明會建立「Folio 預約」專屬日曆,按「連結 Google 日曆」到 Google 授權
還沒連結時的 Google 日曆頁:說明會建立「Folio 預約」專屬日曆,按「連結 Google 日曆」到 Google 授權
詳細介紹

1打開頁面

本人登入後台,打開 Google 日曆。電腦版在左側選單「店務設定」底下,手機版在下方「設定」裡的「一般設定」。**所有人員都看得到這個入口,不需要任何權限。**標題「同步到 Google 日曆」旁的「?」點開有說明:連結後系統會在你的帳號裡建立一個專屬日曆「Folio 預約」,把你的預約自動寫進去。

2先選要同步的人員(可略過)

能看全店預約的人,連結按鈕上方會有「要同步哪些人員的預約」。只想看自己的,先改成「只同步勾選的人員」、只勾自己,連結當下就只會寫你勾的人,不用連完再改。

3到 Google 授權

按「連結 Google 日曆」,畫面會跳到 Google 授權頁,同意後自動導回 Google 日曆頁。完成後會看到提示「Google 日曆連結成功,預約正在寫進日曆…」,系統會在背景把現有的預約補寫進日曆。

用手機 App(加到主畫面)連結時

按下去會打開手機的瀏覽器(iPhone 是 Safari)到 Google 授權,看得到你平常登入的 Google 帳號。授權完成會顯示「Google 日曆連結完成」,關掉那個頁面回到 Folio App,畫面就會變成已連結。

4確認已連結

回到頁面會看到「已連結」、綁定的 Google 帳號和上次同步時間,還有「立即同步」「解除連結」兩顆按鈕(畫面見上方功能總覽)。

前置條件與依賴

  • 每位員工各自連結自己的 Google 帳號,不是商家層級一次設定全店。
  • 不需要任何權限每個人都能從「Google 日曆」頁連結自己的帳號2026-09-24 起;以前放在商家資訊的分頁裡,要商家全域設定權限
  • 同步範圍跟著員工權限走權限改了以後,之後的同步會自動把範圍內的補上、範圍外的移除。
  • 「只同步勾選的人員」只有能看全店預約的人才會出現;只看自己預約的人本來就只同步自己的單。連結前就能先選;解除連結再重新連結時,以重新連結當下選的為準。
  • 員工手機上那個 Google 帳號的日曆同步要是開著的,事件才會出現在手機內建行事曆(TimeTree 也才讀得到)。

常見問題與排查

同步不正常
Q1:連結成功但日曆一直沒有預約進來

先到「Google 日曆」頁按「立即同步」。還是沒有的話,最常見原因是 Google 那邊的授權失效了(例如員工曾在 Google 帳號的安全設定裡移除過這個授權,或改了 Google 密碼)。這時 Google 日曆頁會顯示紅字「Google 日曆已停止同步」,有開啟 App 通知的人也會收到一則「Google 日曆停止同步了」的推播。處理方式:按「連結 Google 日曆」重新綁一次就好。另外,同步安全網每 15 分鐘跑一輪、量大會分批;如果「上次同步」的時間超過 1 小時都沒有動,再聯絡客服。

Q2:取消的預約還留在 Google 日曆上

正常情況下,最慢一分鐘內就會刪掉。如果一直都在:先到後台確認那筆預約真的是取消(或已刪除)狀態,再照 Q1 的方式檢查連結是否健康。

Q3:TimeTree 群組成員看不到我的預約

這是 TimeTree 的設計限制:用「顯示其他日曆」模式看到的內容只在本人的手機顯示,TimeTree 不會把外部日曆分享給群組成員。目前沒有解法(TimeTree 已不開放外部系統串接)。

帳號與授權
Q4:換 Google 帳號

先按「解除連結」(會刪掉舊帳號裡的「Folio 預約」日曆),再用新帳號重新按「連結 Google 日曆」,系統會把現有預約重新補寫進新帳號。

Q5:授權時 Google 顯示要求的權限很小 / 看不到我原本的日曆

正常。系統只申請「管理它自己建立的日曆」這一項權限,讀不到員工原本的任何日曆,隱私上是完全隔離的。

日曆顯示內容
Q6:只看得到自己的預約,想看全店

那是權限範圍的問題,不是同步壞掉。要看全店需要有「查看全店預約」權限(見 權限管理與可管理分店)。權限升級之後,接下來的同步會自動把全店的預約補進日曆。

Q7:我只想在 Google 日曆看到自己的預約,不要其他人員的

到 Google 日曆頁的「要同步哪些人員的預約」,改成「只同步勾選的人員」,只勾你自己,按「儲存設定」。其他人員的預約會馬上從你的 Google 日曆移除,之後也不會再寫進來。

Q10:清潔/場務人員只想在 Google 日曆看場地什麼時候有人租

不用給他「預約檢視 (全店)」(那會連一般顧客預約都看得到)。到角色權限或這位人員的權限設定,只勾「場地租借檢視」(有團體課程加購才會出現),請他重新登入後到「Google 日曆」頁連結自己的 Google 帳號,就只會收到場地租借的預約。後台「預約一覽」他也打得開,只會看到「場地/設備」那一欄。多間分店的話,他的「可管理分店」設哪幾間,就只收那幾間的場地。

Q11:團體課程在 Google 日曆上怎麼顯示?看得到報名人數嗎

看得到。每堂課是一個事件,標題是「課程名稱 · 已報名 8/12」,打開說明欄有老師、報名人數、最少開課人數和學員名單。有人報名、取消、改上課時間或名額,最慢一分鐘內會更新。課程取消了,事件會從日曆移除。只有老師本人(或能看全店預約的人)的日曆會出現。

Q9:在 Google 日曆裡不小心刪掉了一筆預約

不用處理,系統每 15 分鐘核對時會發現它不見了,自動補回來。想馬上補回,到 Google 日曆頁按「立即同步」。要讓某筆預約真的從日曆消失,請在後台取消或刪除那筆預約。

Q12:Google 日曆往回翻,一個月以前的預約都不見了

以前的版本會把超過 30 天的預約從 Google 日曆拿掉,所以往回翻只看得到大約一個月。2026-10-14 起改成做過的預約會一直留在 Google 日曆上,不會因為時間久了被刪。之前被拿掉的那些,系統會自動補回來(從你連結 Google 日曆那天往前一個月開始),不用另外操作,通常一兩個小時內會陸續出現。

只有這幾種情況,預約才會從 Google 日曆消失:在後台取消或刪除了那筆預約、改給其他人員做(不在你同步的範圍了)。一個多月前的舊預約如果在後台改了內容,Google 那邊也會跟著改。

Q8:日曆事件裡有什麼內容

事件標題是顧客與服務資訊、說明欄有預約細節、時間就是預約的開始到結束,寫進員工自己 Google 帳號裡的「Folio 預約」日曆。預約改時間或改內容時,系統是「修改同一筆事件」而不是新增,所以不會重複。

兩個人一起做的服務(例如四手),兩位人員的日曆都會出現同一位客人、同一個服務和備註,說明欄的「服務人員」會把兩位都寫出來。第二位人員那一格以前只顯示「預約 · 美業服務」,2026-10-08 起已改成完整內容,舊的事件會在下一次同步時自動改過來。

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